前几天，江苏一个学生干部在微信上给我留言，他说，自己所在的学生组织有几个优秀的学生干部辞职，因此导致两个部门的工作水准出现了断崖式的下降。
一个是宣传部门，之前做微信比较好的学生，因为要准备考研，就退出了学生组织。但是后来发现部门里的其他人，之前只是帮忙做点边角料的活，而没有主导过宣传工作，特别是微信公众号的文章撰写及编辑。宣传部门以前也过于依赖这个学生，这个学生的工作量太大，其他学生又帮不上什么忙，因此比较闲，也没跟着学到公众号的运营能力。现在的困境是，部门里其他的人都无法直接把这个活接过来，导致公众号已经有两个星期没有更新了。
另外一个部门是秘书处，走了一个写作能力比较强的学生干部。现在部门其他人写的会议纪要、通知文件，以及一些新闻报道都不能看。自己作为组织的负责人，临时接替秘书处的工作，教其他人教得火冒冒的，写作能力的提升也不是短时间可以见效的。
目前的局面，该怎么办？
有意思的是，前不久有一个人在微博上也和我交流了一下，优秀员工离职导致部门工作陷入困境的问题。他去年毕业，在一个快消品行业工作，主要协助部门主管负责店面的运营。部门主管年前评上了优秀员工，后来被竞争对手挖走了。
现在整个店铺的工作已经乱套了，也不知道什么时候进货，怎么安排补货的节奏，店铺橱窗的安排，订单的管理，以及客户的售后服务都找不到明确的思路，整天忙得乱糟糟的。以前主管在，什么事情都是他安排下面人去做，现在他走了，等到我自己拿主意的时候，就慌张了。
其实这两个问题的性质差不多，都是由于人员变化，特别是优秀员工离职导致的部门工作混乱。
这说明两个问题，一是之前的明星员工替我们扛掉了部门的绝大多数工作，二是组织没有建立明确的业务工作流程。
以前和一些学生组织的指导老师交流，他们对组织人才的培养也感到非常的困惑。
如果学生组织里面出了几个能力强的人，当年的组织发展就会很好，工作安排也比较顺利，指导老师也会省去很多心思，不必占用过多时间在组织的日常工作上。
如果没有这样的领头羊，当年很多工作就容易出现塌方，往年的一些优秀经验没有传承下来，导致工作不断在低水平上重复，无法取得进展。
这是组织过于依赖某个人的问题，解决的方案就是把这个人的优秀经验固化成我们的工作业务流程。
人走了，部门工作就瘫痪了，说明我们的组织建设存在严重的缺位情况。
人才可以流动，但是经验和智慧要能够留住。这是组织发展的重要保障。
如何将一个优秀人才的经验固化成工作流程？方法有很多种。
我们可以请他进行经验分享，最好是书面分享的形式，把他的个人工作经验以傻瓜式的工作手册形式写下来，逐条分解，成为其他人可以照方抓药的工作步骤。
在此基础上不断的进行优化，结合其他人在工作当中遇到的问题，不断进行研讨，丰富我们的工作流程手册。
在企业里，我们每年做优秀员工评选，实际上最核心的目的并不是完成这个表彰任务，而是要把被表彰的优秀员工的经验，变成公司的组织财富。
几乎所有的企业都会开展各类优先员工评选，然而大多数企业都没想清楚为什么要搞这样的活动。他们光顾着场面上的热闹，而忽略了发挥优秀员工的作用。
优秀员工的评选固然重要，但这只是前半部分，更重要的是优秀员工评选出来以后，该怎么办？是不是发完奖金就结束了？
实际上，评选出优秀人选以后，才是我们工作的开始。
我们要提取优秀员工的特质，构建具有企业特色的人才素质模型，寻找具有类似素质的潜在人选，并结合优秀员工的经验，制定出能够被不断复制的组织工作流程，并通过工作流程手册的培训，让更多的员工迅速上手，在原有的工作基础上，不断作出新的创新，并持续优化更新组织工作流程，而不是每年都要“万丈高楼平地起”。
为什么有些人所在的组织不怕人才流动？因为他们不是靠某一个人，而是靠团队，靠机制，走了一个张屠户，也不用担心吃带毛猪。
有一位人力资源总监曾经说过，业务流程的整理不是HR的活，但是业务流程顺畅，HR能少很多活。
在撰写工作手册时，一定要尊重原创者的努力，所有的参与者都应该有署名。往后的不断修订以及创意增补，也应该注明是谁的想法，不断激励所有人共同去完善组织流程，同时通过组织流程的优化，降低员工常规性工作的压力，提升培养新人的速度，帮助他们更好的成长。
组织不应该过于依赖某个人，个人英雄主义好看，但不实用。
很多时候，当我们的组织出现某个英雄人物时，我们都会以他为榜样，但实际上并没有把榜样的作用发挥出来。榜样人物通常能够解决组织面临的突发问题，成为优秀的救火队员，得到大家的关注。但关注过后，员工做鸟兽散，无益于个人的进步和组织的发展。
组织的负责人应该表扬和奖励“救火队员”，但更应该重视和鼓励“防火机制”的建立，因为“防火机制”决定了组织发展的稳定性。
明星式的救火队员，所有人都能够看得见，但是防火机制的建立，通常是一个默默无闻的长期过程。
我们要通过榜样“复制”出更多的榜样，而不是把榜样束之高阁。
优秀人才数量有限，在哪个组织都是缺的，而且优秀人才的流动是注定的，不论是组织内部晋升，还是被其他组织挖走，想长期留住优秀人才在自己部门的做法，都是不可取且不现实的。
我们要做的是建立优秀人才的培养机制，传承优秀人才的经验，并进行推广和优化，而不是担心因为人员流失导致工作停滞不前，这才是我们未来努力的方向。