员工转正、轮岗、换岗、离职手续流程
作者：胡华成 原创
新员工初进公司之后，都需要经过一段试用期间的磨炼，其中也包括轮岗、换岗等过程，而能最终转正。转正是对新员工工作成绩的肯定，是企业对新员工加以接纳的信号。
通过员工转正、轮岗和换岗等流程，新员工可以获得充分的工作评估，公司也能得到人员结构上的优化，HR应积极完成转正考核的流程，帮助员工获得重新认识自己和工作的机会，进行自我提高。
作为一个有57万员工的国有企业，中国移动内部的员工转岗流动规模庞大，其中，A类员工是中国移动创始力量，绝大多数都担任高层管理；B类员工则是合同制员工，主要通过校园招聘并和移动正式签署合同；C类员工是劳务派遣员工，主要由移动和人才市场签合同，目前占据了中国移动中接近59%的比例，属于未来内部转岗、换岗的群体；而D类员工则属于外包员工，同样也是未来用工主体。
2015年开始，中国移动决定对C类劳务派遣员工进行内部转岗流动，其中优秀的员工可以转为B类，而剩下的除了留置在原职之外，全部转为D类，到2016年2月，中国移动需要确保有二三十万员工离开C类岗位，一部分升为B类，另一部分则变成外包身份的D类员工。
虽然中小企业的试用、转正、转岗、换岗等规模并没有这么大，但依然需要遵循必要流程、坚持应有原则。
第一，员工试用和转正的流程
1、所有新员工都必须通过试用期，试用期通常三个月，但可以根据部门主管的意见，对试用期进行适当延长或减短。其缩短时间通常不应短于一个月，延长也不应超过三个月。
2、在每月固定日期（例如5号），统计当月试用期已满的员工，形成名单并汇总成为表格，发放给各个部门。部门经理根据员工表现作出决定之后，即可填写员工评估表、人事变动表，并交给HR进行审核，最后报公司总经理或董事长批准后生效。
3、根据总经理或董事长同意的名单，由HR带领人力资源部门进行统计、汇总成为最终名单。根据转正名单，向员工一对一发放正式通知函，并签订正式的劳动合同。
4、对于试用期内表现不符合要求的员工，可以结合部门经理建议，或者延长其试用期，或者提前7日通知并予以辞退，同时由人力资源部门发放解雇通知书。
上述所有通知书，都应该是一式三份，正本交给人力资源部保管，放入其个人档案中，第一副本交给部门保管，第二副本交给员工。
第二，转岗和换岗
转岗，通常为企业根据工作的需要，安排员工相互之间转换岗位，能够继续更好地工作。换岗，则通常由员工自行提出，也可以是公司直接决定，针对那些在原岗位不适应或者不能胜任的员工，进行有效更换。
对于自行提出转岗或换岗的员工，HR可以按照下面的流程操作：
1、由员工个人提出申请，经过所在部门经理同意并签字后，再由接收部门经理同意并签字。
2、由员工向企业人力资源部门提出申请，并经过转岗培训之后，进行考核。考核合格之后，即可办理转岗、换岗的就职手续。
3、如员工的申请未能得到所在部门或接收部门同意，又或者转岗培训没有通过，则转岗换岗终止。
第三，员工离任
员工离职分为两种：解聘和辞职。前者是企业主动要求，后者则是员工主动要求。
1、解聘工作流程
首先由HR和用人部门的经理进行细致沟通，找到员工绩效不佳的问题所在，并研究是否能够通过转岗的方式，能够让员工更好地发挥技能。如最终企业内部无法进行调动，只能对其合同关系加以终止。
其次，HR应准备好解雇员工的书面材料，包括员工的绩效考核表、不良记录，其中尤其是由于员工的错误所造成的后果记录等等，必须要有事件的日期、详情。万一时候发生纠纷，还能够作为举证的资料。
最后，准备好离职材料、赔偿费用，包括由人力资源部门准备好离职核对单保密协议等文件，同时，还要按合同上的补偿规定，对员工的赔偿费用进行核算。
进入面谈阶段后，HR或人力资源部门员工，整理好所需文件，并在预先安排的时间通知员工，面谈地点包括会议室或休息室。在谈话过程中，一开始就告诉员工解雇决定，随后，对事实进行陈述，根据书面材料，清楚地解释企业辞退所存在的理由，并向员工强调这是无可挽回的。
HR应该倾听员工的言谈。一些被辞退的员工有可能在情绪上无法接受，并产生激烈的争辩，此时，面谈者必须要保持冷静，点头或者用沉默来安抚员工情绪，避免发生直接争执。
此外，被辞退的员工虽然表达激烈，但也有可能传递出一些积极的信息，例如企业管理方面的缺陷等等，能够为HR今后的工作提供一定的价值，对于这些信息，可以适当加以记录。
最后，当对方情绪平复之后，向他解释有关解雇的具体财务安排，包括赔偿的支付金额、具体的赔偿算法、福利补偿等等。如果发生争议，HR应该尽量耐心细致地和对方沟通，避免员工离职之后将问题提交给政府劳动仲裁部门。
在面谈结束后，员工按照企业规定，办理离职手续，包括交回个人领用的办公设备、其他物品，企业也将薪金准备好交给员工。如果员工的问题不大，可以为他准备一份介绍信，便于他继续寻找新的工作机会。
2、辞职工作流程
总体来看，员工辞职工作流程类似于离职工作流程，但主动发起的一方是员工而并非企业，因此，HR必须要建立更规范的辞职管理流程制度，避免由于员工的个人决定影响整个企业。
一般规定，正式员工如因个人选择问题辞职，需要提前30天，向人力资源部门提交书面辞职申请表或离职申请表，并由HR呈送相关领导审批。
在接到员工辞职申请之后，HR作为人力资源的负责人，应当及时和辞职员工加以沟通，对于那些工作优秀、业绩良好的员工，离职面谈应该及早进行，这是为了能够充分了解其辞职原因，并尽可能寻找解决办法甲乙挽留，从而减少企业因为员工流失导致的损失。
面谈开始之前，HR应该准备好离职者的个人资料、离职申请书、以往工作考核记录表等等，这样就能够便于在谈话之前掌握情况，同时也能让辞职者感受到企业对于他的重视程度。
其次，在面谈过程中，HR应该首先确定好面谈内容，要保持目标的明确性。在面谈中，应该重点了解的信息包括下面六个方面：
——离职后，个人职业生涯规划；
——离职后，本岗位后续工作如何开展；
——离职后，对所在部门或公司有怎样的合理化建议；
——对目前公司环境和内部人际关系的看法；
——对目前公司或部门内部管理方法与文化的评价；
——离职的真实原因
围绕这些方面，HR应该多用开放性的问题，而不要用具有引导性或者笼统的提问方法，可以多问一些“为什么”“如何”与“怎么样”之类的开放问题，从而让离职员工能够充分表达自己的看法。
在离职面谈结束之后，对员工的挽留依然无效，那么HR就要对他们的配合表示感谢，并将其离职申请交给企业高层审批。
需要注意的是，当离职人员办理手续时，无论对方因何离职，人力资源部门都需要及时对离职人员的工作岗位加以分析，并结合岗位职责和需求、企业的实际情况，确定采取何种招聘方式来弥补空缺。
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胡华成：HR商学院院长、畅销书作者、中国新盈利模式研究专家、国内著名青年创业导师、传统企业互联网转型首席架构师、资深品牌营销策划人、天使投资人。专注人力资源与互联网研究11年，近两年专注天使投资，投资领域覆盖互联网、新媒体、创新服务业等。